Administración para Arquitectos

ADMINISTRACIÓN PARA ARQUITECTOS 2/6:

(ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS PARA ARQUITECTOS;

PLANEACIÓN EN ARQUITECTURA;

FODA...)

Introducción:

La administración, como la arquitectura, son un conjunto multidisciplinario de conocimientos. Sin embargo, ambas tienen fundamentos y principios. En el mercado podrá encontrar una gran cantidad de libros relacionados con el tema, sin embargo, podrá apreciar a través de las lecturas que las bases se relacionan con otras ciencias y esto convierte a algunos libros en ejemplares de muchas páginas de relleno. No pretendemos inventar el agua azucarada. La administración se rige por principios muy sencillos y fáciles de seguir.

Principios de la Administración Moderna (Koontz O´donell): 

1. Planeación
2. Previsión
3. Organización
4. Dirección
5. Integración (de los planes y del equipo de trabajo).
6. Control.

Los ítem citados y enumerados, son sólo referentes del contenido disuelto en los párrafos a continuación.

Estructura y jerarquía de los planes:

1. Visión: La visión se realiza formulando una imagen ideal del proyecto y poniéndola por escrito, a fin de crear el sueño (compartido por todos los que tomen parte en la iniciativa) de lo que debe ser en el futuro la empresa que nos proponemos a través del informe escrito.

2. Misión  (Por escrito, es la razón de existir o crear o hacer funcionar un proyecto o empresa).

3. Meta (De acuerdo al giro del proyecto – deben ser cuantificables y cualificables en lugar, tiempo, calidad y cantidad).

4. Objetivos (Generales/específicos.  Mediatos/inmediatos.  A corto/mediano/largo plazo) 

5. Estrategias (Cursos de acción Preventivos y Correctivos; definirlas basado en la matriz FODA).

6. Tácticas (Decisiones que requieren acción y recursos; generar por la matriz FODA).

7. Procedimientos (Supone la elaboración  de un manual de procedimientos que incluye flujogramas).

8. Políticas (Prever para dar Flexibilidad a la toma de decisiones).

9. Reglamentos (De cumplimiento obligatorio).

10. Organigrama (Previsión de la organización y requerimiento de personal para alcanzar los objetivos).

11. Cronogramas (ponerle fecha de cumplimiento a todos los eventos del proyecto en forma gráfica).

12. Presupuesto(s)  (Informe de costos detallado por etapas y renglones de todos los materiales, mano de obra y contratos con ajenos, necesarios para llevar a cabo las tácticas).

13. Medios y métodos de Control  (Cuaderno de asistencia, Bitácora, Contabilidad, compras – ventas, gastos, comandas, facturación, Registros estadísticos, Inspectorías, Supervisión, Auditorías, etc.; Cualquier medio que nos permita registrar y determinar cuánto hemos logrado cumplir de nuestros planes en determinado período de tiempo o plazo).

Nota: La meta y los objetivos deben ser planteados en función de un tiempo y un lugar (temporalidad y locación) y deben ser Cuantificables y Cualificables (mensurables).

ESTRATEGIAS Y TÁCTICAS:

Ya hemos listado la estructura y jerarquía de los planes. Ahora ampliaremos esta parte de la estructura que merece especial atención y cuidado debido a que, gran parte de la planeación depende de este engranaje vital.

Análisis de la situación, generación de estrategias y Creación/Adopción de Tácticas por la Matriz FODA o TOWS (por sus siglas en inglés: Threats, Oportunities, Weaknesses, Strenghts).  Se le conoce también como Análisis DOFA y SWOT (inglés). Es una herramienta para la generación o creación de estrategias.

Fortalezas:                   (controlables) (internas) (bueno) (positivo)

Oportunidades:            (no controlables) (externas) (bueno) (positivo)

Debilidades:                 (controlables) (internas) (malo) (negativo)

Amenazas:                   (no controlables) (externas) (malo) (negativo)

En Marketing los Factores Internos o controlables (Fortalezas y Debilidades) se asumen como las 4 P´s de la mercadotecnia.

Producto o Servicio.

Precio (Estructura y Políticas).

Plaza (Canales de Distribución, Mercadeo y Ventas).

Promoción (y Publicidad o Propaganda). (Publicidad = con fines lucrativos) (Propaganda = con fines no lucrativos).

No obstante un proyecto puede tener un enfoque social, debe convertir o interpretar las variables de su proyecto en estas variables. Por ejemplo un proyecto de educación; Producto: Educación Primaria obligatoria. Precio: Gratuita. Plaza (o lugar): Escuelas nacionales de primaria de toda la República de Guatemala. Promoción y/o Propaganda: Estatal a través de T.V. Radio, Prensa, Vallas, Afiches en los barrios, aldeas, etc…

La promoción abarca no solamente esto. Puede ser publicidad, Promoción de Ventas, Merchandising, Publicidad POP (Publicidad en el punto de Venta), etc.

En general, los Factores Externos o no controlables (Oportunidades y Amenazas) son el conjunto de elementos del entorno de un proyecto de acuerdo a su naturaleza, éstos pueden ser:  La cultura, la etnia y las costumbres, la religión y la idiosincrasia, las variables antropométricas del grupo objetivo,  Las políticas gubernamentales, las leyes, las variables macroeconómicas, las estaciones climáticas y los fenómenos naturales, La Competencia de mercado y el mercado natural del proyecto o producto, etc. 

Matriz de Deducción o Análisis FODA:

	Positivas	Negativas
Exterior	Oportunidades	Amenazas
Interior	Fortalezas	Debilidades

La matriz de deducción FODA nos permite ver que:

La intersección de los factores positivos – exteriores son una oportunidad.

La intersección de los factores positivos – internos son una fortaleza.

La intersección de los factores negativos - exteriores son una amenaza y que,

La intersección de los factores negativos – interiores son una debilidad.

Formulación de Tácticas generada por la matriz FODA.

Matriz de Análisis y Generación FODA:

	Fortalezas	Debilidades
Oportunidades	Estrategias FO	Estrategias DO
Amenazas	Estrategias FA	Estrategias DA

La matriz FODA es una herramienta orientada a la consecución de soluciones y respuestas, definir nuestras Fortalezas y Debilidades, nuestras Oportunidades y Amenzas es el análisis de la situación en la que se encuentra nuestra empresa o en la que se encontraría si existiera.

La Intersección de las Fortalezas y las Oportunidades permite generar un razonamiento FO.

La Intersección de las Fortalezas y las Amenazas permite generar un razonamiento FA.

La Intersección de las Debilidades y las Oportunidades permite generar un razonamiento DO.

La Intersección de las Debilidades y las Amenazas permite generar un razonamiento DA.

A éstos razonamientos les denominamos Estrategias o Rutas de Decisión.

Las estrategias buscan cambiar el giro de los factores internos y externos que nos afecta, convirtiendo las cosas malas en buenas, negativas en positivas, debilidades en fortalezas y amenazas en oportunidades, a través del análisis, la inducción, la deducción y la toma de decisiones por el método científico. Para cada estrategia debe  desarrollarse una o varias tácticas con el objeto de mitigar o resolver la situación que afecta o el objetivo que se quiere alcanzar.

Las Tácticas son planes ejecutivos, es decir, son planes para ejecutarse.  Que requieren acción.  Las tácticas son el reflejo de la toma de decisiones y requieren un cronograma y un presupuesto.  Están regidas por los objetivos, las políticas, las estrategias y los reglamentos.

Es ideal que cuando se desarrolle una investigación / estudio social o de cualquier otra índole, como parte del informe se incluya, junto con las recomendaciones para decisión y las conclusiones, un presupuesto de costos para ejecutar el proyecto objeto de la investigación o estudio y mejor aún: Un Estudio de Factibilidad Económica.

   

Finalmente, podrá resolver la etapa de aplicación específica de los principios pero, encontrará conflicto y caos. ¿Cómo los soluciono? Lea e imagine. Improvise pero con fundamentos.

Fundamentos de la Administración:

Los 14 Principios de Henry Fayol (“El padre de la Administración”):

1) UNIDAD DE MANDO: Una sola persona debe de mandar a todos los subordinados.
2) AUTORIDAD: Toda empresa debe de tener una persona que los dirija.
3) UNIDAD DE DIRECCIÓN: Un programa para cada actividad.
4) CENTRALIZACIÓN: Todas las actividades deben ser manejadas por una sola persona. 

5) SUBORDINACIÓN DEL INTERÉS PARTICULAR AL GENERAL: Se debe buscar beneficiar a la mayoría.
6) DISCIPLINA: Se debe de lograr la disciplina para el buen funcionamiento de la empresa.
7) DIVISIÓN DEL TRABAJO: Se le debe de indicar a cada quien el trabajo que debe de realizar.
8) ORDEN: Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
9) JERARQUÍA: Se debe de respetar la autoridad de cada nivel jerárquico.
10) JUSTA REMUNERACIÓN: Pago justo de acuerdo al trabajo realizado.
11) EQUIDAD: Los beneficios deben ser compartidos; empresa-trabajadores.
12) ESTABILIDAD: El empleado debe de sentir seguridad en su trabajo.
13) INICIATIVA: Se debe de permitir al empleado que determine como deben de hacerse las cosas.
14) ESPÍRITU DE GRUPO: Todos deben de colaborar entre sí.

Bibliografía:

KOONTZ y O’Donnel. 1982 Curso de administración moderna. Editorial Mc Graw Hill. Colombia. 785 pp.